Personvernerklæring Agro Anlegg AS

jan - 24
2019

Personvernerklæring Agro Anlegg AS

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Agro Anlegg AS samler inn og bruker personopplysninger.
Agro Anlegg AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.
Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegering omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret.
Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger jmf.
Personopplysningsloven §19 og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger jmf. Personopplysningsloven §18. 1. ledd.

Behandling av personopplysninger

Personopplysninger hentes i hovedsak inn fra den registrerte selv eller av den registrerte sin arbeidsgiver,
og er enten lovpålagt eller nødvendig som følge av kontraktsforpliktelser.

Kontaktinformasjon eksterne aktører

Agro Anleggs medarbeidere benytter e-post og telefon i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.
Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og
slette unødvendig innhold i e-post innboks eller i sin kontaktliste. Ved fratreden slettes e-post kontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Kontaktinformasjon på våre leverandører blir lagret i vårt kalkulasjonsprogram og i vårt regnskapsprogram. Formålet med dette er for å enkelt finne rett person i forbindelse med anbudskonkurranser og bestilling av varer/tjenester til prosjekt.
Det er kun de som har kalkulasjon, bestilling eller regnskapsføring som en del av sitt daglige arbeide som har tilgang til disse programmene.
Programmene er lagret internt hos Agro Anlegg AS. Kontaktinformasjon på våre kunder er oppgitt i prosjektets kontrakt.
Kontrakten oppbevares i prosjektmappen etter til enhver tid gjeldende regelverk.
Formålet er å vite hvem som har beslutningsmyndighet og ansvar fra kundens side, og enkelt komme i kontakt med vedkommende.
Kontaktinformasjon på eksterne aktører kan i enkelte tilfeller bli utlevert til andre samarbeidspartnere i forbindelse med fremdrift/flyt i prosjekter.

Personaladministrasjon

Agro Anlegg AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar.
Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven §8, første ledd og § 8 a, b eller f samt §9 a, b og f.
Det er lønningsansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet.
Opplysningene ligger lagret i lønnssystemet Huldt og Lillevik internt hos Agro Anlegg AS.
Timeregistrering foregår i det elektroniske timeregistreringsprogrammet SmartDok.
Det er leder på de ulike prosjekter som er ansvarlig for godkjenning av elektroniske timelister.
SmartDok er databehandler, men Agro Anlegg AS er behandlingsansvarlig. Opplysningene hentes fra de ansatte selv.
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer.
Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på selskapets nettsider.
Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Alle tidligere og nåværende ansatte har egen personalmappe. Denne vil bli gjennomgått ved opphør av arbeidsforhold.
Personalmappen inneholder lagring av ansattes CV, førerkort, yrkesbevis, kompetansebevis og ulike kurs relevant for den ansattes stilling og arbeid.
Formålet med dette er å kunne oppfylle en avtale, oppfylle en rettslig forpliktelse eller kontroll i forbindelse med pålegg fra byggherre.
Det registreres i tillegg opplysninger i tilknytning til inn og ut-passeringer på anleggsområdet via byggekortleser i SmartDok.
Formålet med dette er å oppfylle kravet i byggherreforskriften § 15.
Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet senest ett år etter at vedkommende har søkt på stilling, med mindre vedkommende blir ansatt.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er Personopplysningsloven § 8.a og §8.b (jfr. EUs personvernforordning §6.1c og §6-1b)

Datasikkerhet:

Selskapet Flodin AS drifter enkelte av Agro Anlegg’s systemer på sine servere, og oppbevarer dermed Agro Anlegg’s persondata.
De oppbevarer blant annet backup. Flodin AS utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.
Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak
for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk.
I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjepart stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem.
Vi samarbeider kun med databehandlere som kan bevise at deres behandling utføres i tråd med GDPR.

Personvernombud:

Agro Anlegg AS er ikke forpliktet til å ha personvernombud.

Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg?

Vi oppbevarer personopplysningene så lenge det er nødvendig ut i fra de formål som er beskrevet i kapittelet over eller for å oppfylle bestemte lovkrav.
Dette innebærer at lagringstiden for ulike opplysninger vil kunne variere.

Rettigheter:

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter
personopplysningsloven § 18, 1.ledd. Agro Anlegg AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.
De som er registrert i et av Agro Anlegg AS sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger.
Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Agro Anlegg AS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.
Krav fra den registrerte skal besvares senest innen 30 dager.
Om du mener at Agro Anlegg AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personvernopplysningsloven, har du rett til å klage til tilsynsmyndigheten.
Dette kan du gjøre ved å sende klage til Datatilsynet.

Kontaktinformasjon:

Har du spørsmål til denne personvernerklæringen?

Ta kontakt med oss på:
E-post: post@agroas.no
Telefon: 69 39 05 45

Agro Anlegg AS, desember 2018